Données personnelles

Données personnelles

  • Objet du traitement des données

Finalités
Le traitement a pour objet la gestion des demandes adressées aux services de la mairie de Villeneuve d’Ascq
Il permet à la ville :
•    de recevoir des demandes, notamment via les formulaire en ligne d'instruire et de suivre les demandes, en liaison avec les services concernés ;
•    de conserver un historique des demandes et des réponses apportées aux usagers ;
•    d'élaborer des données d'activité (statistiques).
Base légale 
Article 6 (1) c du règlement européen 2016/679 (règlement général sur la protection des données - RGPD)
Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle la collectivité est soumise (respect du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée).

  • Données personnelles compte usager attaché aux téléservices

Les données personnelles collectées par la collectivité, responsable de traitement dans le cadre de mesdemarches.villeneuvedascq.fr, peuvent impliquer une connexion préalable à un compte. Ce compte permet aux utilisateurs d’accéder aux téléservices proposés par la collectivité.
En se créant un compte, l’Usager dispose d’un espace sécurisé de stockage. En toute sécurité, il y enregistre une fois pour toutes ses données personnelles usuelles (nom, adresse, etc.) pour simplifier la saisie des formulaires administratifs. C’est aussi le lieu où il conserve en toute confiance les pièces justificatives échangées avec l’administration. En cours de démarche, l’usager peut ainsi faire appel à une pièce justificative présente dans son espace confidentiel.

Modalités d’inscription, d’utilisation et de confidentialité du Service
L’Usager du Service fournit une adresse électronique valide lors de son inscription. Cette adresse sera utilisée pour la confirmation des opérations réalisées par l’Usager sur son compte personnel, et pour l’envoi des notifications relatives au suivi des démarches.
Lors de l’inscription au Service, l’Usager choisit un nom d’utilisateur et un mot de passe. Le mot de passe doit être composé de huit caractères ou plus dont au moins une lettre et un chiffre. L’Usager doit conserver son identifiant et son mot de passe qui lui seront utiles pour tout accès à son compte personnel et aux services qui y sont liés.
Le mot de passe doit être choisi par l’Usager de façon qu’il ne puisse pas être deviné par un tiers. L’Usager s’engage à en préserver la confidentialité. L’Usager s’engage à avertir immédiatement la Collectivité de toute utilisation non autorisée de ses informations, la Collectivité ne pouvant être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation du mot de passe par une personne non autorisée.
Il est recommandé à l’Usager, même en cas de suspension d’utilisation pour une courte durée, d’effectuer systématiquement une déconnexion.La Collectivité se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte faisant l’objet d’une utilisation illicite ou frauduleuse ou contraire aux CGU.
L’utilisation du Service requiert une connexion et un navigateur internet.
Les données personnelles collectées par la collectivité dans le cadre de ses démarches en ligne résultent d’un renseignement volontaire par les utilisateurs et ne concernent que les demandes relatives aux services en lignes proposés. Ces données sont conservées pendant toute la durée de l’instruction puis anonymisées 12 mois après la clôture de la demande.

Catégories de données traitées

•    Données d’identification,
•    Coordonnées,
•    Objet de la demande,
•    Description de la demande ou du signalement
•    Données relatives au demandeur
•    Historisation des actions, préparation des demandes (brouillons), références, date et état des demandes, échanges entre l’usager et le collectivité.
Statistiques
Source des données
Ces informations sont recueillies auprès des usagers du portail et des services de la ville de Villeneuve d’Ascq contribuant à la gestion de la demande.
Caractère obligatoire du recueil des données
L’identification du demandeur, la description de l’objet de sa demande et, le cas échéant, la fourniture de pièces justificatives sont nécessaires au traitement des demandes par les services.

Prise de décision automatisée

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

  • Personnes concernées 

Le traitement de données concerne :
•    Usagers du site de la collectivité et du portail des démarches en ligne (https://mesdemarches.villeneuvedascq.fr)
Personnels de la collectivité
•    Destinataires des données

Catégories de destinataires
En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
•    le service de la collectivité concernée par le traitement de la demande et la résolution du problème signalé,
•    Seules les personnes habilitées au titre des missions ou fonctions leur incombant peuvent accéder, sans les divulguer à tort, à tout ou partie des données à caractère personnel traitées, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives (principe du besoin à en connaître) : les personnels internes (mairie et CCAS de Villeneuve d’Ascq) ou externes (prestataires informatiques), en charge de la publication des contenus, du bon état de marche du site et de la gestion des demandes effectuées sur le portail.

Transferts des données hors UE

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

  • Durée de conservation des données

Les données sont conservées l’année civile de la demande, plus 2 ans.
Les données relatives à une demande ne sont pas conservées dans le compte usager au-delà de six mois à compter de la clôture de cette demande. Ces données sont par ailleurs conservées par la collectivité, hors du compte, conformément aux durées de conservation définies pour chaque procédure initiée par un usager (précisées au niveau de chaque formulaire de demande).
Le compte est automatiquement supprimé en cas d’inactivité constatée durant une année (c’est-à-dire si aucune demande du titulaire du compte n’est en cours et si ce dernier ne s’est pas connecté à son compte sur l’année écoulée).

  • Sécurité 

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de la ville de Villeneuve d’Ascq.

  • Vos droits sur les données vous concernant

Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d'un droit à la limitation du traitement de vos données.

Exercice de vos droits
Conformément à la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'information, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Comprendre vos droits : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

Pour toute demande d’exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données (DPO)
•        Par voie électronique : dpo@villeneuvedascq.fr
•        Par courrier postal :Le délégué à la protection des données (DPO) Hôtel de ville Direction des systèmes d’information Place Allende BP 80089 59652 Villeneuve d'Ascq Cedex2
La Collectivité s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’Usager au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.
Réclamation (plainte) auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.